L'Annotazione

E’ il modo ordinario di documentazione dell’attività a iniziativa della Polizia Giudiziaria diversa da quella consistente in atti utilizzabili in giudizio (dibattimento) o comunque garantiti (presenza difensore).

• Trattasi di un atto, redatto dall’Ufficiale o Agente di P.G., recante sommarie indicazioni riassuntive in ordine alla attività di scarsa utilità investigativa o processuale.
• Documenta le attività svolte dagli Ufficiali ed Agenti di polizia giudiziaria nei casi in cui non è richiesta la redazione di un Verbale (art. 357, comma 1, 2 c.p.p.)..

In ordine al contenuto, trattasi di attività direttamente compiute dal Pubblico Ufficiale, di risultanze acclarate e di informazioni apprese presso terzi. Sono appunti sommari, non utilizzabili in dibattimento per contestazioni ai terzi, non avendo costoro partecipato alla compilazione della annotazione, che è atto esclusivo e segreto del  Pubblico Ufficiale.

Il contenuto minimo dell’annotazione è fissato dall’art. 115 delle disposizioni di attuazione del c.p.p. in base al quale tutti i tipi di annotazione devono necessariamente contenere: 

1. l’indicazione dell’Ufficiale o dell’Agente di polizia giudiziaria che ha compiuto le attività di  indagine;
2. l’indicazione del giorno, l’ora, il luogo in cui le attività di indagine sono state eseguite;
3. le generalità e le altre indicazioni personali utili per l’identificazione del soggetto dal quale la polizia giudiziaria ha eventualmente assunto dichiarazioni;
4. la enunciazione succinta delle attività di indagine

E’ bene precisare che, non definendo il Codice di rito cosa debba formalmente intendersi per annotazione di p.g. (art. 357 c.p.p.), nella prassi operativa anche la semplice predisposizione di un rapporto di servizio scaturente da un’attività di indagine può assurgere ad annotazione di polizia giudiziaria.

• Ad esempio, l’annotazione relativa all’avvenuta demolizione di un’opera di difficile rimozione edificata sul suolo demaniale marittimo.

Sotto l’aspetto del contenuto, l’annotazione ricalca la «relazione di servizio». Sotto altri aspetti, la differenza è, però, sostanziale. Con la relazione di servizio l’Ufficiale o l’Agente di polizia giudiziaria fa conoscere (riferisce) al superiore gerarchico (appartenente al suo ufficio) il suo operato.
Con l’annotazione invece, documenta l’atto compiuto e cioè formalizza la sua attività indipendentemente da qualsiasi «riferirne» ad altri.
E' infine da tener presente che nulla vieta alla Polizia Giudiziaria di documentare mediante Verbale l'attività che potrebbe esser documentata mediante annotazione.
Copia delle annotazioni redatti a norma dell'art. 357, comma 1 c.p.p. è conservata presso l'Ufficio di polizia giudiziaria.